Werknemers die fulltime thuiswerken voelen dat in hun portemonnee. Een thuiswerkvergoeding kan een aantrekkelijke arbeidsvoorwaarde zijn. Maar let op! De Belastingdienst kijkt mee.

Thuiswerkvergoeding: hoe zit het ook al weer?

Als werkgever heb je buiten de werkkostenregeling weinig speelruimte voor het verstrekken van een onbelaste vergoeding voor thuiswerken. Het is van belang om goed te kijken of het hier gaat over belastbaar loon of dat het gaat om voorzieningen die onder de gerichte vrijstellingen vallen.

Gerichte vrijstellingen

Voor een aantal vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen bestaan gerichte vrijstellingen. Dit betekent dat je hiervoor geen loonbelasting hoeft in te houden, mits je binnen de grenswaarden blijft.
Een voorbeeld is de reiskostenvergoeding. Geef je werknemers 0,19 cent per kilometer? Dan valt dit onder de gerichte vrijstellingen. Betaal je echter 0,29 cent per kilometer, dan is die extra tien cent belastbaar loon.

Gereedschappen en computers

Gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur vallen onder de gerichte vrijstellingen, wanneer de werkgever deze noodzakelijk acht voor het uitvoeren van het werk. Een werkgever moet kunnen aantonen dat de voorzieningen nodig zijn voor een goede bedrijfsvoering. Je moet vastleggen aan welke eisen de voorzieningen of gereedschappen moeten voldoen en je moet vooraf onderzoek doen naar de werkelijke kosten.

Ook de kosten voor een internetabonnement of mobiel bellen kunnen onder de gerichte vrijstellingen vallen. Heeft de werknemer thuis een 3-in-1-pakket waarin ook televisie en vaste telefonie zijn opgenomen, dan mag je alleen de kosten vergoeden die de provider rekent voor een apart internetabonnement.

Arbovoorzieningen

Het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van arbovoorzieningen in de werkruimte thuis is gericht vrijgesteld als:

die arbovoorzieningen samenhangen met de werkgeversverplichtingen op grond van de Arbowet;
de werknemer die voorzieningen (gedeeltelijk) gebruikt in de werkruimte;
de werknemer geen eigen bijdrage voor die voorzieningen betaalt;
de inrichting van de werkruimte thuis voldoet aan de volgende eisen van het Arbeidsomstandighedenbesluit:
– De werkruimte van een thuiswerker is zodanig ingericht dat de werknemer zo veel mogelijk zittend en op een ergonomisch verantwoorde manier zijn werk kan doen. De werknemer heeft hiervoor een doelmatige zitgelegenheid en een doelmatig werkblad of een doelmatige werktafel tot zijn beschikking.
– In de werkruimte zijn de nodige voorzieningen voor een doelmatige kunstverlichting aanwezig.
Consumpties, gas, water en licht

Wanneer de werknemer op de werkplek koffie en thee drinkt of een koekje uit de trommel haalt, hoef je dat niet te belasten. Dat komt omdat hiervoor een nihilwaardering geldt. Wanneer de werknemer thuiswerkt, ligt dat anders.

Een thuiswerkplek geldt voor de fiscus alleen als werkplek wanneer deze voldoet aan drie strenge regels:

de ruimte is een zelfstandig gedeelte van de woning (de ruimte heeft bijvoorbeeld een eigen opgang en eigen sanitair);
je hebt met de werknemer een reële (zakelijke) huurovereenkomst, waardoor alleen jij over de ruimte beschikt;
jouw werknemer werkt in die ruimte.

Pas als aan alle drie de voorwaarden is voldaan, is het toegestaan kleine consumpties en gas, water en licht onbelast te vergoeden.

Thuiswerkvergoeding, wat kan dan wel?

Wie werknemers toch een thuiswerkvergoeding wil geven, is daarom in de meeste gevallen aangewezen op de vrije ruimte. Jaarlijks mag je 1,7 procent van de van de totale fiscale loonsom (tot 400.000 euro) gebruiken voor onbelaste vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen.
Komt de fiscale loonsom boven die vier ton uit, dan is de vrije ruimte voor het meerdere 1,2 procent. Vanwege de coronacrisis heeft de wetgever in 2020 de vrije ruimte voor de eerste 400.000 euro eenmalig verhoogd naar 3 procent.

Als je vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen in jouw vrije ruimte wil onderbrengen, moet je ze als eindheffingsloon aanwijzen. Je betaalt er dan geen loonbelasting over.

Je kunt een thuiswerkvergoeding dus alleen onbelast verstrekken als je nog vrije ruimte over hebt. Zit je al aan het maximum van 3 procent (normaal gesproken 1,7 procent) dan moet je 80 procent belasting betalen over al het andere dat je aan de werknemer verstrekt en waarvoor geen gerichte vrijstelling of nihilwaardering geldt.

Dit artikel is eerder gepubliceerd op PW.