Meestgestelde vragen

Zulke voorzieningen tellen niet mee voor het belastbaar loon van uw werknemers als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

• De voorzieningen hangen samen met de verplichtingen die u hebt op grond van de Arbowet.
• Uw werknemer betaalt geen eigen bijdrage voor die voorzieningen.
• De inrichting van de werkruimte thuis voldoet, onder andere door deze voorzieningen, aan de volgende eisen van het Arbeidsomstandighedenbesluit:
  • De werkruimte van een thuiswerker is zodanig ingericht, dat de werknemer zo veel mogelijk zittend en op een ergonomisch verantwoorde manier zijn werk kan doen.
  • Om aan de 1e eis te voldoen heeft de werknemer een doelmatige zitgelegenheid en een doelmatig werkblad of een doelmatige werktafel.
  • In de werkruimte zijn de nodige voorzieningen aanwezig voor een doelmatige kunstverlichting.

• Om klachten aan nek en schouder te voorkomen is het bij langdurig beeldschermwerk aan te raden om o.a. het scherm op ooghoogte te hebben staan, toetsenbord goed aan te schuiven en de armen goed te ondersteunen. De medewerker dient zelf ook goed aangeschoven te zitten aan de werkplek. Dit naast een op juiste hoogte ingestelde werkplek en bureaustoel. Indien er veel gebeld wordt is een headset niet overbodig, door met uw handen vrij te werken heeft uw medewerker een betere zithouding.

• Ja, Thuiswerkplek.nl heeft een voorraad gebruikt en gerevitaliseerd meubilair. De mogelijkheden hierin zijn op basis van beschikbaarheid en de aanwezige voorraden.

• Bureau; instelbaar d.m.v. imbus of kliksysteem, verstelbaar d.m.v. slinger, zit sta elektrisch verstelbaar.
• Bekabeling faciliteiten; kabelgoot, verticale bekabeling voor zit sta werkplek, opbouw elektrificatie evt. met USB charger
• Bureaustoel
• Vloermat ter bescherming van de vloer
• Beeldscherm verhoger
• Laptop verhoger
• ICT; beeldscherm, port replicator, toetsenbord en muis

• Budget: welk budget wenst u beschikbaar te stellen voor het faciliteren van thuiswerkplekken.
• Houd rekening met zowel de investering als de beheerskosten.
• Wenst u de middelen uit te wisselen met de middelen die u reeds op kantoor in gebruik hebt? Hiermee behoud u optimale flexibiliteit voor groei en krimp. Vaak zal hierdoor de investering hoger zijn.
• Hoeveel dagen werken medewerkers thuis? Bij hoeveel dagen kiest u voor een andere prijs- prestatieverhouding van de middelen?
• Laat u medewerkers vrij om te kiezen voor instelbare, verstelbare of zit sta bureaus? Of neemt u hierin een besluit zodat u volledige uniformiteit en uitwisseling behoud.

• Het meubilair kan door de werkgever bekeken worden op afspraak in onze showrooms. Als er een keuze is gemaakt is het mogelijk om een thuiswerkplek te plaatsen bij de organisatie om uw medewerkers te informeren en te betrekken bij de te maken keuzes.

• Alle reguliere breedtes zijn mogelijk. Wenst u optimale flexibiliteit dan adviseren wij u voor uitschuifbare frames te kiezen. Hierdoor kunt u met hetzelfde onderstel de breedtes 40cm. groter en/of kleiner maken. Hiermee creëert u flexibiliteit nadat bijv. de thuiswerkplekken gemuteerd worden of medewerkers hun bureau kleiner of groter willen maken (bijv. na een verhuizing).

• Cable management: het is belangrijk om bij de keuze van het meubilair rekening te houden met de apparatuur die de desbetreffende medewerkers gebruiken.
• Beeldscherm(en): hoeveel beschermen gebruiken uw medewerkers? En wordt het beeldscherm op het bureaublad geplaatst of kiest u voor een schermarm?
• Laptop: het is aan te raden om bij laptopgebruik een laptopstandaard te gebruiken. Kiest u daarbij voor inklapbaar model of een met een vaste hoogte?
• Toetsenborden en muis: kiest u voor een draadloze variant of bewust voor toetsenborden en muizen met draad? Bijvoorbeeld om verlies te voorkomen.
• Garantievoorwaarden: wie is verantwoordelijk voor schade of diefstal, u of uw medewerker?
• Service: waar kunnen uw medewerkers terecht met vragen, klachten en defecten?
• Vertrek en ontslag: wat gebeurt er met het thuiswerkmeubilair wanneer een medewerker stopt bij uw bedrijf?
• Inruilwaarde: is het mogelijk om het meubilair in te ruilen en wat is in dat geval de inruilwaarde?
• Instructie: hoe dient de thuiswerkplek gebruikt te worden? Dit kan bijvoorbeeld worden toegelicht middels een video of instructiekaart.

• Ja, u kunt uw medewerkers onder andere laten kiezen uit een instelbare of een verstelbare werkplek. Een instelbare werkplek wordt één keer optimaal geconfigureerd voor een specifieke medewerker. Een verstelbare werkplek kan eenvoudig opnieuw worden geconfigureerd door de medewerker, bijvoorbeeld middels een draaihendel of elektronische bediening.
• Dan zijn er nog zit-werkplekken en zit/sta-werkplekken. Bij de laatste optie dient een keuze gemaakt te worden met betrekking tot het bereik van de werkplek. Bijvoorbeeld 65-130 cm met een drietrap-onderstel (hogere investering) of 70-125 cm met een tweetrap-onderstel. Dit is van belang voor de herbruikbaarheid van de werkplek voor werknemers (die in lengte onderling behoorlijk kunnen verschillen).
• Het is aan u als werkgever om de keuzevrijheid voor werknemers te bepalen.

• Werkt de werknemer minimaal twee dagen thuis, dan adviseren we dezelfde bureaustoel toe te passen als op de zaak. Bij groei en krimp van het aantal medewerkers of wijzigingen in het thuiswerkbeleid zijn deze bureaustoelen in dat geval uit te wisselen met de bureaustoelen op de zaak.
• Wanneer de medewerker een dag in de week of slechts incidenteel thuiswerkt, kunt u het initiatief om de thuiswerkplek te optimaliseren bij hem of haar laten. Wel kunt u hierin adviseren en/of financiële ondersteuning bieden. Thuiswerkplek.nl helpt u hier graag bij.

Er geldt bij thuiswerken een ‘verlicht Arbo-regime’ omdat er sprake is van plaats onafhankelijke arbeid. Dit houdt in dat de werkgever ontslagen is van bepaalde verplichtingen op het gebied van arbeidsomstandigheden. Dat laat de verplichting van de werkgever te zorgen voor een veilige en gezonde ergonomische werkplek echter onverlet. De beoordeling daarvan is mede afhankelijk van de duur van het thuiswerken. Het daar waar nodig ter beschikking stellen van beeldschermen, muizen, toetsenborden en stoelen – als werknemers die thuis niet ter beschikking hebben – lijkt in het geval van de huidige situatie dan ook een prima oplossing om te voldoen aan deze Arboregels. Ook hier zijn duidelijke afspraken belang om wensen en mogelijkheden te verkennen.

Door dit verlichte Arboregime zijn enkele Arboverplichtingen niet van toepassing, denkt u bijvoorbeeld aan:

• Het aantal toiletten dat beschikbaar moet zijn.
• Vluchtwegen.

Dit houdt in dat de werkgever ontslagen is van bepaalde verplichtingen op het gebied van arbeidsomstandigheden. Dat laat de verplichting van de werkgever te zorgen voor een ergonomische werkplek echter onverlet.

• Ja, dat mag echter zijn aan deze controle wel voorwaarden verbonden. Zo moet u uw medewerkers op de hoogte stellen van deze controle en op welke wijze u dat doet. Dit zal opgenomen moeten worden in het thuiswerkbeleid en / of thuiswerkovereenkomst.

• De duur van de thuiswerkovereenkomst dient vastgesteld te worden in het thuiswerkbeleid. Dit wordt bepaald vanuit de werkgever eventueel in overleg met de OR en / of met de medewerker(s).

• Intrekken van de thuiswerktoestemming kan niet zomaar. Op het moment dat het dienstbelang daartoe aanleiding geeft of als er sprake is van gewijzigde omstandigheden (zoals onder meer aanvaarden andere functie, verplaatsing naar andere sector, wijziging betrekkingsomvang, wijziging in functioneren); indien afspraken niet nagekomen worden of als de medewerker dit zelf vraagt. Deze afspraken en afhankelijkheden dienen vooraf vastgelegd te worden in het thuiswerkbeleid  en/of de thuiswerkovereenkomst.

Als werkgever is het van belang een thuiswerk beleid vast te stellen. Dit zorgt voor duidelijkheid tussen werkgever en werknemer en zorgt dat voor een ieder de afspraken helder zijn. In het beleid zullen de afspraken en monitoring tussen leidinggevende en werknemers vastgesteld worden. Deze afspraken over de invulling van thuiswerken zijn afhankelijk van de situatie en de type werkzaamheden. Vaak worden deze om die reden individueel vastgelegd met als uitgangspunt dat er een flexibele invulling mogelijk is.

• De werkzaamheden die de thuiswerker verricht in de vorm van resultaatafspraken;
• Op welke dagen/uren er gewerkt wordt en dit dient genoteerd te worden in de agenda;
• Afspraken over de bezetting vastleggen van het hele team voor thuis als op kantoor;
• Samen bepalen hoe er contact wordt onderhouden met leidinggevende en collega’s;
• Vaststellen hoe de bedrijfsinformatie beschermd wordt;
• De looptijd van de afspraken en het evaluatie moment vaststellen.

Bovenstaande punten zijn maar enkele suggesties van de velen afspraken die vastgelegd kunnen worden.

• Bij thuiswerkplek.nl kunt u via info@thuiswerkplek.nl een concept beleid aanvragen.

• Dit is een keuze die u als werkgever moet maken. De volgende factoren zijn hierop van invloed: daadwerkelijk termijn van de arbeidsduur, percentage van tijdelijke arbeidskrachten t.o.v. vaste arbeidskrachten, keuze vrijheid in assortiment, administratieve handeling, beschikbaarheid vanuit de op en afschaal voorraad, logistieke afwikkelingen en kosten.

• Wanneer de thuiswerkplek aan de Arbowetgeving voldoet, en dit door de werkgever is gecontroleerd (bijv. middels een checklist, een foto of kopie facturen waaruit blijkt dat de producten voldoen aan de Arbo normen) dan voldoet de werkgever aan haar verplichtingen. Wel kan advies worden gegeven en/of kan een financiële regeling worden getroffen (werkgever kan deze werkplek kopen bijv.) om de werknemer te compenseren in het geval andere werknemers hun thuiswerkplek wel vergoed krijgen. Ook is het belangrijk te inventariseren of de desbetreffende medewerker meer nodig heeft dan zijn of haar eigen thuiswerkplek biedt.

• Voor de levering van de thuiswerkplek worden de persoonsgegevens gedeeld voor de afwikkeling van de opdracht. U als opdrachtgever mag verwachten dat aan bepaalde AVG-regels wordt voldaan door middel van een verwerkersovereenkomst. Door het gezamenlijk afsluiten van een verwerkersovereenkomst is de verantwoording vastgelegd van de verwerking van de persoonsgegevens. Thuiswerkplek.nl kan u vrijblijvend voorzien van een concept verwerkersovereenkomst.

• Het is van belang om de gemaakte thuiswerk afspraken goed vast te leggen. Het is niet verplicht om deze te laten ondertekenen. Thuiswerkplek.nl kan u voorzien van een dergelijk concept thuiswerkovereenkomst.

• De werkgever mag de thuiswerkmiddelen ter beschikking stellen in het kader van de Arbowetgeving. Een voorwaarde is dat duidelijk is afgesproken dat de middelen in bruikleen zijn gegeven door de werkgever aan de werknemer. Deze bruikleenovereenkomst moet worden ondertekend door de desbetreffende werknemer. Voor de fiscale afwikkeling en ter inzage aan de belastingdienst is dit van belang. Thuiswerkplek.nl kan u voorzien van een dergelijke concept bruikleenovereenkomst.

• Ja, zowel huren als leasen is mogelijk. De medewerker dient in dat geval als een goed huisvader te zorgen voor de thuiswerkplek. Bij het retourneren zal de thuiswerkplek moeten voldoen aan de gestelde verarmings norm (door werkgever in overleg met thuiswerkplek.nl te bepalen). Deze norm zal moeten worden opgenomen in de thuiswerkovereenkomst. Zodoende kan thuiswerkplek.nl het meubilair weer als ‘refurbished’ aan een andere partij verkopen, leasen of verhuren.
• Deze oplossingen zijn altijd maatwerk, neemt u hiervoor contact met ons op.

• Ja dat kan. Wij adviseren u graag over hoe we dit organiseren en afwikkelen.

• Als medewerker kunt u uw service verzoek indienen via de site van Thuiswerkplek.nl; Deze serviceverzoeken worden gelogd zodat u als facility hier inzage in heeft.

• Om op en af schalen (mutatiebeheer) snel te laten verlopen heeft Thuiswerkplek.nl het basisassortiment op voorraad. Zo heeft u de mogelijkheid als organisatie om uw medewerkers snel te kunnen laten beschikken over benodigde producten, ongeacht de locatie in Nederland. Juist deze toegevoegde waarde maakt Thuiswerkplek.nl uniek en zorgt dat u in regierol blijft.

• Thuiswerkplek.nl ontzorgt u hierin. Indien u wenst vindt de communicatie met de medewerkers volledig buiten u om plaats zodat het u geen extra tijd kost. Uiteraard blijft u via rapportage geïnformeerd en zullen wij in contact blijven met betrekking tot eventuele uitzonderingen. Logistieke planning en administratieve handeling worden door Thuiswerplek.nl conform de met u gemaakte afspraken uitgevoerd. U blijft hierdoor volledig in de regierol.

• Ja dat kan, wij informeren u graag over de mogelijkheden van logistiek maatwerk hierin.

• De levering van uw thuiswerkplek is heel Nederland mogelijk. Tarieven hiervoor zullen in overleg zijn in overeenstemming met uw logistieke wensen.

• Tarieven voor bezorgen en installeren zullen in overleg worden bepaald en in overeenstemming zijn met uw logistieke wensen. Dit zal globaal variëren tussen de 50 en 100 euro excl. BTW per thuiswerkplek. Thuiswerkplek.nl kan alle beheersaspecten uit handen nemen. Afhankelijk van uw wensen m.b.t. beheersaspecten die u door Thuiswerkplek.nl wil laten uitvoeren kunnen wij hierin een voorstel doen.

• Het is belangrijk om als werkgever vertrouwen en begrip uit te spreken richting de werknemers die thuiswerken. Blijf actief met hen in contact en geef duidelijk aan wat er van ze wordt verwacht. Zorg dat de drempel laag is en blijft in contact door bijvoorbeeld een contact moment met een terugkeerpatroon in te plannen.

• Wij bieden de mogelijkheid namens de werkgever een kaartje met een attentie mee te geven tijdens de aflevering.

• Wij hanteren alle gevraagde maatregelen van het RIVM.

• De garantie die www.thuiswerkplek.nl in de basis hanteert zijn de garanties die de desbetreffende fabrikanten afgeven. Uiteraard is maatwerk en flexibiliteit hierin mogelijk.

• Afwisseling: dit is belangrijk om klachten te voorkomen
• Zorg voor voldoende verlichting boven de werkplek. Hierdoor hebt u goed licht voor het lezen van documenten.
• Kies de juiste positie van uw beeldscherm ten opzichte van het raam. Ideaal is een positie haaks op het raam en daar niet al te dichtbij.
• Zit u recht voor het raam dan is het verschil in de hoeveelheid licht op het scherm en het licht van buiten te groot. Zit u met uw rug naar het raam, dan is de tekst op het beeldscherm door spiegeling mogelijk slecht leesbaar.
• Werk bij voorkeur met een los toetsenbord en losse muis. Zo kunt u het scherm, het toetsenbord en de muis optimaal plaatsen en zo een te hoge spierspanning voorkomen.
• Schuif altijd goed aan bij uw werkplek. Voorkom typen met gestrekte armen, dit geeft een verhoogde spanning in de arm-, schouder- en nekspieren.
• Indien u veel belt, gebruik dan bij voorkeur oortjes/koptelefoon of de speakerfunctie zodat u uw handen vrij hebt.
• Signaleer klachten tijdig: bijvoorbeeld als u last krijgt van ogen, gewrichten of uw nek en schouders.
• Sta regelmatig op en doe oefeningen: om te ontspannen of om spieren en pezen te rekken.
• Let op de werkdruk: maak hierover duidelijke afspraken

• De levertijden zijn voor nieuwe producten productafhankelijk en variëren tussen ca. 3 en 6 werkweken. Kiest men uit het voorraad assortiment dan is de levertijd ca. 2 werkweken. Refurbished & Second Life producten zijn op voorraad.

• Zie shop.thuiswerkplek.nl voor de actuele levertijden per product.

• Werkgever en Thuiswerkplek.nl stellen een productassortiment samen dat na het inloggen in de shop klant specifiek zichtbaar is.
• Eventueel kunnen wij op de locatie van de werkgever een proefwerkplek plaatsen met de verschillende mogelijkheden qua uitvoering.
• Medewerker ontvangt van werkgever een mail met het verzoek het thuiswerkplek account te activeren. Na het activeren kan de medewerker de thuiswerkplek bestellen.
• Het bestelportaal wordt voor een x aantal weken opengesteld voor alle toegewezen medewerkers zodat bestellingen samengevoegd kunnen worden ter verificatie bij werkgever.
• Na goedkeuring gaat Thuiswerkplek.nl de afleveringen van de thuiswerkplekken inplannen in overleg met de medewerkers.