Thuiswerkplek inrichten: waar moet ik als werkgever op letten?
Thuiswerken zit in de lift. De coronacrisis heeft deze trend alleen maar verhevigd. Van de ene op de andere dag zagen organisaties zich gedwongen hun werknemers naar huis te sturen. Niet voor vakantie, nee, het werk ging door. Er gebeurde vervolgens iets wonderlijks: het grootste thuiswerkexperiment van de recente geschiedenis. Daar hoort natuurlijk een goed ingerichte thuiswerkplek bij.
Ondanks alle afleiding die de thuisomgeving biedt, bleken medewerkers wel degelijk een groot deel van hun klussen te klaren. Dit alles zonder de directe nabijheid van hun collega’s en vertrouwde werkomgeving. En ondanks de vele afleiders, zoals kinderen, huishoudelijke taken en de nabijheid van vermaak.
Experiment geslaagd, zou u zeggen. Inderdaad, werken vanuit huis werkt, en nu bedrijven ervan geproefd hebben, smaakt het naar meer. Maar voor we al te lyrisch verdergaan over de groei in thuiswerken, is het belangrijk te weten hoe een thuiswerkplek moet worden ingericht.
Waarom ergonomisch thuiswerken?
Een werkgever wil dat zijn werknemers fysiek en mentaal gezond blijven, ook als zij thuiswerken. Sterker, het is verplicht – er geldt een wettelijke zorgplicht. De werkgever moet er dus, ook in tijden van corona, alles aan doen om ervoor te zorgen dat zijn medewerkers ergonomisch verantwoord kunnen thuiswerken.
Misschien dat dit in de eerste weken van de crisis nog door de vingers kon worden gezien. Maar wanneer thuiswerken structureel van aard wordt, is het belangrijk om er voorzieningen voor te treffen. Immers, wanneer de desbetreffende thuiswerker zich na een tijdje vanwege RSI- of rugklachten moet ziekmelden, is de organisatie nog verder van huis. Uw organisatie kan er zelfs aansprakelijk voor worden gesteld.
De thuiswerkplek moet professioneler worden ingericht, dat is duidelijk. De vervolgvraag is dan ook: hoe krijgt u dit voor elkaar? En wie gaat er voor de kosten opdraaien?
Ergonomie – hoe laat ik medewerkers ideaal thuiswerken?
Het is belangrijk om vergelijkbare eisen te stellen aan een thuiswerkplek als aan een kantoorwerkplek. Zowel qua meubilair als afleiding. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Zeker wanneer er slechts sporadisch wordt thuisgewerkt, blijken werknemers nog vaak voorovergebogen aan de keukentafel achter hun laptop te zitten. Ergonomisch dramatisch en bovendien precies op de plek waar de afleiding – bijvoorbeeld van het gezin – het sterkst is. Bij het herinrichten van de thuiswerkplek moet u met de volgende zes W’s rekening houden:
- Werkplek: stoel, bureau, beeldscherm(en), toetsenbord, muis
- Werkhouding: zitten, staan, afwisseling
- Werkdruk: inspanning, ontspanning
- Werkomgeving: verlichting, geluid, temperatuur, netheid
- Werktijden: pauzes
- Workout: beweging
Bruikleenovereenkomst thuiswerkplek
Als werkgever kunt u zelf bepaalde producten aanschaffen voor uw medewerkers of ervoor kiezen om hen zelf iets te laten uitzoeken. Hoe dan ook, indien de middelen in het eigendom van de werkgever blijven, is het belangrijk om hiervoor een aparte bruikleenovereenkomst op te stellen. Dit kan onderdeel uitmaken van een algemenere thuiswerkovereenkomst, of een los document zijn.
In een bruikleenovereenkomst staat onder meer:
- in welke gevallen een medewerker mag thuiswerken
- wat de werktijden zijn (i.v.m. bereikbaarheid)
- hoe de werkplek eruit moet zien
- welke vergoeding de werkgever verstrekt in het kader van de aan te schaffen middelen
- wie aansprakelijk is in geval van schade
AtmR kan u op aanvraag van een template voorzien voor een thuiswerkovereenkomst dan wel bruikleenovereenkomst.
Financiering – hoe zit het met de werkkostenregeling?
Het is mogelijk om belastingvrij middelen aan uw medewerkers te verstrekken in het kader van de werkkostenregeling (WKR). Deze moeten dan wel ‘noodzakelijk’ zijn, oftewel: voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium. Volgens het Handboek Loonheffingen 2020 gaat het erom dat deze producten “naar uw redelijke oordeel noodzakelijk” zijn om de klus te klaren. Het is dus niet de bedoeling dat de ter beschikking gestelde middelen in de praktijk vooral een privédoel dienen.
De ruimte voor belastingvrije vergoedingen is vanwege de coronacrisis tijdelijk verhoogd van 1,7 procent naar 3 procent. Dit is van toepassing op de eerste 400.000 euro van de loonsom van alle werknemers samen (per werkgever dus). Het doel van deze tijdelijke maatregel is uiteraard om thuiswerken verder te ondersteunen en te stimuleren.
Afgezien van het noodzakelijkheidscriterium, zijn er zogenaamde ‘gerichte vrijstellingen’ en ‘nihilwaarderingen’. Arbovoorzieningen – oftewel fatsoenlijke (thuis)werkvoorzieningen – zijn een voorbeeld van een gerichte vrijstelling. Deze gaan dus niet ten koste van de vrije ruimte.
Conclusie thuiswerkplek inrichten
Het maakt niet uit of de werkgever thuiswerkvoorzieningen vergoedt, zelf koopt voor zijn medewerkers of dat hij deze in bruikleen stelt. In het geval van een thuiswerkplek staat het ergonomisch verantwoord werken van de medewerker centraal. Wilt u de middelen die dit mogelijk maken financieren via de WKR? Dan is dat mogelijk. De experts van AtmR helpen u graag om aan al deze facetten voor uw medewerkers invulling te geven.
Overige vragen waar onze experts antwoord op kunnen geven:
- Waar kunnen uw medewerkers terecht voor vragen over een defecte thuiswerkplek?
- Waar laat ik mijn voorraad thuiswerkplekken?
- Wat doen ik met de thuiswerkplek als een medewerker de organisatie verlaat?
- Hoe ga ik om met een spontane groei in het aantal thuiswerkers?
- Kies ik voor een standaarduitvoering of geef ik mijn medewerkers vrijheid in materiaal- en kleurkeuze?
Bekijk onze meestgestelde vragen.
