Onder voorwaarden mag een werkgever aan zijn werknemers een vaste (onbelaste) reiskostenvergoeding uitbetalen voor het woon-werkverkeer. De hoogte van de vaste reiskostenvergoeding kan worden vastgesteld op basis van een praktische rekenmethode waarbij uitgegaan wordt van € 0,19 per kilometer maal 214 werkdagen (per jaar) en de afstand woon-werkverkeer. Wijzigt er iets in het werk- of reispatroon van de werknemer? Dan moet de reiskostenvergoeding worden aangepast.

Cafetariaregeling

Veel werkgevers hebben in hun arbeidsvoorwaarden opgenomen dat een werknemer brutoloon of een eindejaarsuitkering mag uitruilen tegen een aanvullende reiskostenvergoeding. Niet in alle gevallen ontvangen werknemers namelijk door het jaar heen een maximale fiscale onbelaste woon-werkvergoeding. Voor zover de woon-werkvergoeding nog niet fiscaal geoptimaliseerd is, heeft de werknemer dan de mogelijkheid om het brutoloon of een eindejaarsuitkering te ruilen tegen een extra netto gericht vrijgestelde reiskostenvergoeding voor het woon-werkverkeer.  Dit is een voorbeeld van wat een cafetariaregeling wordt genoemd.

Hierbij is het volgende van belang:

• De afspraak over het uit te ruilen brutoloon moet worden gemaakt voordat het loon wordt genoten.
• Daarnaast neemt de Belastingdienst het standpunt in dat een vaste reiskostenvergoeding (op basis van 214-dagen) niet met terugwerkende kracht mag worden toegekend.

Dit betekent dat een werkgever en werknemer aan het begin van het kalenderjaar afspreken dat het brutoloon of de eindejaarsuitkering wordt uitgeruild voor een vaste reiskostenvergoeding.

Doen zij dat later, dan is uitruil nog wel mogelijk maar dan alleen op basis van daadwerkelijk gereisde kilometers. Een vaste gerichte vrijgestelde vergoeding is dan niet meer mogelijk.

Beleidsbesluit fiscale maatregelen coronavirus

Door de coronacrisis is het reispatroon van veel werknemers veranderd en veel werknemers werken zoveel mogelijk thuis. Dit heeft uiteraard gevolgen voor het aantal reisbewegingen woon-werkverkeer waardoor werkgevers de vaste reiskostenvergoeding mogelijk moeten aanpassen. In het (geactualiseerde) Beleidsbesluit fiscale coronamaatregelen van 29 september 2020 heeft de staatssecretaris aangegeven dat een dergelijk gevolg, gelet op de bijzondere omstandigheden door de coronacrisis, ongewenst is. Daarom is goedgekeurd dat een werkgever gedurende de werking van het besluit voor een vaste reiskostenvergoeding geen gevolgen hoeft te verbinden aan een wijziging in het reispatroon van de werknemer. De werkgever mag dus, zolang het besluit geldt, blijven uitgaan van de feiten waar de vergoeding initieel op is gebaseerd, mits het een vaste reiskostenvergoeding betreft waarop de werknemer uiterlijk 12 maart 2020 een onvoorwaardelijk recht had. Deze goedkeuring vervalt per 1 januari 2021 en wordt, zoals het er nu naar uitziet, niet verlengd per 1 januari 2021.

Gevolgen uitruilen brutoloon voor onbelaste reiskostenvergoeding

In het jaar 2020 is het uitruilen van brutoloon of een eindejaarsuitkering voor een reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer nog steeds mogelijk. Daarbij kunnen zich een aantal situaties voordoen:

• De werknemer kan een fiscale uitruil toepassen voor een aanvullende onbelaste reiskostenvergoeding op basis van 214 werkdagen; de fiscale uitruil blijft dan voor het hele kalenderjaar mogelijk indien de werknemer zijn/haar keuze voor de uitruil vóór de eerste loonbetaling van het kalenderjaar heeft gemaakt.
• De werknemer kan een fiscale uitruil toepassen voor een aanvullende onbelaste reiskostenvergoeding op basis van de werkelijke kilometers woon-werk; de fiscale uitruil blijft dan voor het hele kalenderjaar mogelijk. Het moment waarop de werknemer zijn/haar keuze maakt is niet relevant zolang de brutobeloning/eindejaarsuitkering nog niet genoten is.

Praktisch betekent dit dat er dit jaar situaties kunnen ontstaan waarin werknemers geen brutoloon meer kunnen uitruilen voor een gericht vrijgestelde onbelaste reiskostenvergoeding omdat de keuze voor het uitruilen niet op tijd is gemaakt.

Wel is het mogelijk de fiscale uitruil toe te passen  op de daadwerkelijk gereisde kilometers (i.e. op declaratiebasis).

Op het moment dat de werknemer zijn/ haar keuze niet op tijd maakt, kan de werkgever ervoor kiezen om de uitruil op basis van 214 dagen wel toe te passen en het verschil tussen de berekende fiscale ruimte op basis van de werkelijke reisbeweging én de 214 dagen berekening op te nemen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling.